Ab dem 25. Mai 2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung 2018 anzuwenden. Sie schreibt nicht nur viele Pflichten für Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten fest, sondern sieht für Zuwiderhandlungen auch saftige Geldbußen vor. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kleinen Einblick in die Datenschutz-Grundverordnung und zeigen Ihnen auf, wie Act! und CRMADDON Ihr Unternehmen bei der Umsetzung unterstützen können.

Datenschutz-Grundverordnung 2018

Grundsätze zur Datenschutz-Grundverordnung 2018

Die Datenschutz-Grundverordnung legt mehrere Grundsätze für personenbezogene Daten fest:

  • Zweckbindung: Sie dürfen Daten immer nur für einen bestimmten Zweck erheben, über den Sie die betroffene Person informieren müssen. Und an diesen Zweck müssen Sie sich auch in der Folge halten – für einen anderen Zweck dürfen Sie die Daten nicht einsetzen.
  • Richtigkeit: Die Daten müssen sachlich richtig und auf dem aktuellen Stand sein. Falls die Daten falsch sind, müssen Sie dafür sorgen, dass diese berechtigt oder gelöscht werden.
  • Keine unnötigen Daten: Sie dürfen nur die für die Erfüllung des Zweckes erforderlichen Daten erfassen. Unnötige Daten dürfen Sie nicht speichern.
  • Begrenzte Speicherdauer: Sie dürfen Daten nur so lange speichern, wie diese für die Erfüllung des Zweckes erforderlich sind. Rechtliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Daten sind dabei zu beachten.
  • Vertraulichkeit: Sie müssen die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, damit die Daten nicht in die Hände von Unbefugten gelangen.
  • Transparenz: Die vorgenannten Grundsätze müssen transparent sein, das heißt, Sie müssen Zweck, Umfang und Dauer der Speicherung personenbezogener Daten hinterlegen und der betroffenen Person gegebenenfalls mitteilen.

So unDatenschutz-Grundverordnung 2018 und das CRM-System Act!terstützen Act! und CRMADDON Ihr Unternehmen bei der Umsetzung

  • Zweckbindung: Fügen Sie Ihrer Datenbank Ja/Nein-Felder hinzu, die den Zweck beschreiben. Zum Beispiel Ja/Nein-Felder für Newsletterversand und die Erlaubnis zur telefonischen Kontaktaufnahme für Marketingmaßnahmen.
  • Richtigkeit: Checken Sie mit unserem Add-on ADRESS|IT die Daten Ihrer Kontakte auf Richtigkeit. Oder ermitteln Sie mit einer automatisch ausgeführten intelligenten Aufgabe falsche E-Mail-Adressen über Rückläufer aus E-Mail-Kampagnen.
  • Datenminimierung: Passen Sie das Layout von Act! an Ihre Zwecke an. Zeigen Sie Datenfelder, die Sie gar nicht benötigen, auch nicht in Ihrem Layout an.  Damit Ihre Mitarbeiter diese Daten auch nicht erfassen. In unserem Act!-Workshop zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung 2018 analysieren wir mit Ihnen zusammen Ihre Vertriebsprozesse und schlagen eine Datenstruktur vor, die genau Ihrem Einsatzzweck entspricht.
  • Speicherbegrenzung: Im Bereich Datenbankpflege können Sie gezielt alte Daten wie Notizen und Historien aus der Datenbank entfernen. Oder suchen Sie über eine erweitert Abfrage Kontakte, die zuletzt vor mehr als x Tagen bearbeitet wurden. Oder erstellen Sie eine dynamische Gruppe, die immer genau die Kontakte enthält, die zuletzt vor mehr als x Tagen bearbeitet wurden.
  • Vertraulichkeit: Act! verschlüsselt Ihre Datenbank. Nur Ihre Mitarbeiter, die Benutzer Ihrer Datenbank sind, können auf diese Daten zugreifen, auch wenn die Datenbank außer Haus gehostet wird. Sie können auf Wunsch die Datenbank auch auf Ihrem eigenen Server betreiben. Und Sie können mit Act! Premium sehr detailliert festlegen, welcher Benutzer auf welche Datensätze und welche Datenfelder Zugriff hat.
  • Transparenz: Mit Act! haben Sie alle personenbezogenen Kundendaten aus dem Vertrieb zentral an einem Ort. Falls ein Kunde mehr über seine bei Ihnen gespeicherten Daten erfahren möchte, können Sie schnell und unkompliziert Auskunft erteilen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung ersetzt, da dafür in Deutschland allein Juristen zuständig sind.

Sie möchten mehr zur Datenschutz-Grundverordnung 2018 und Act! erfahren?

Dies sind nur einige Punkte, wie die CRM-Lösung Act! und CRMADDON Ihnen dabei helfen können, Ihre Datenschutzstrategie umzusetzen. Gerne informieren wir Sie hierzu und über weitere Möglichkeiten in Sachen Datenschutz und Datensicherheit. Oder interessieren Sie sich für unseren Datenschutz-Workshop?   Rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!

Zentrale:    +49-(0)8282-800-40-20

Leipzig:      +49-(0)341-3315-78-30

München:  +49-(0)89-454-617-0

In Österreich erreichen Sie uns unter der Telefonnummer: +43-(0)720-88480-7

In der Schweiz erreichen Sie uns unter der Telefonnummer: +41-715-(0)08720-9

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